Privatlivspolitik for Grundejerforeningen Højriis


Grundejerforeningen Højriis’ dataansvar
Enhver, der har endeligt eller betinget skøde på en eller flere matrikler på Tjæreborgvej, Grønbjergvej, Ulborgvej samt Gjørdingvej, har pligt til at være medlem af Grundejerforeningen Højriis.

Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.

Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.

Dataansvarlig
Grundejerforeningen Højriis er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål. Dataansvarlig er:
  • Foreningens formand.
Behandling af personoplysninger
Foreningen behandler følgende personoplysninger på alle medlemmer:
  • Almindelige personoplysninger på medlemmer: Postadresse
  • Fakturering: Kontingentbetalinger, restancer etc.
Foreningen behandler herudover følgende personoplysninger på enkelte medlemmer:
  • Oplysninger ifm. Nyhedsbreve og lign.: E-mail
Her indsamler foreningen oplysninger fra
Alle personoplysninger er givne ud fra matrikel eller oplyst af dig selv.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen
  • Behandling, der måtte følge af lovkrav
  • Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation.
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling, udsendelse af meddelelser vedrørende foreningen og om forhold og aktiviteter af relevans for foreningen.
  • Som led i foreningens aktiviteter
  • Administration af din relation til foreningen
Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter jf. vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig inkasso,
  • Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i regnskabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
Samtykke
Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1) på et andet lovligt grundlag end samtykke, primært interesseafvejningsreglen.

Videregivelse af dine personoplysninger
Foreningen videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring. Dit telefonnummer og e-mailadresse kan være tilgængelige for klubbens øvrige medlemmer via klubbens hjemmeside, og de kan udleveres til andre medlemmer og til tredjepart ved personlig henvendelse med en legitim grund. Telefonnummer, e-mailadresser og postadresser for bestyrelsesmedlemmer, revisorer og øvrige tillidsvalgte i foreningen vil normalt være offentligt tilgængelige på klubbens hjemmeside. Såfremt du ikke ønsker, at dit telefonnummer og e-mailadresse skal være tilgængelige, skal du oplyse det til klubbens dataansvarlige.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Foreningen opbevarer dine personoplysninger i henhold til følgende kriterier: Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:
  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik efter behov. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside.
Du vil ikke modtage særskilt meddelelse om ændringer, men må holde dig orienteret på foreningens hjemmeside.

Revisionshistorik
Privatlivspolitik er udarbejdet af Grundejerforeningen Højriis, 1. udgave, 10. januar 2019.